社員の持つ有用な知見やノウハウを共有し、ビジネスに活かす経営手法を「ナレッジマネジメント（Knowledge Management）」といいます。ナレッジマネジメントと社内文書を管理する「文書管理」にはどのような違いがあるのでしょうか。この記事では、ナレッジマネジメントと文書管理の違いや、ナレッジマネジメントを進めるためのポイントを解説します。
目次
文書管理とは？
図面やマニュアル、取引に使う請求書や契約書など、企業は日々さまざまな文書を取り扱っています。こうした文書のなかには、税務に欠かせない帳簿書類や、保存期間の定めがある法定保存文書など、より慎重な取り扱いが求められるものもあります。社内文書をきちんと管理することを「文書管理」といいます。ここでは文書管理の役割や、文書管理を効率化するための文書管理システムについて解説します。
文書管理は社内文書をきちんと管理すること
ビジネス文書はただ作成するだけでなく、きちんと保管し、いつでも確認できるように管理する必要があります。また、個人情報保護の観点から、保管の必要がなくなった文書はきちんと破棄しなければなりません。こうしたビジネス文書のライフサイクルを管理する取り組みが「文書管理」です。
▼ビジネス文書のライフサイクル
- 文書の作成や受け取り
- 文書の活用や交付
- 文書の保管
- 文書の検索性の確保
- 文書の廃棄
とくに税務に欠かせない帳簿書類や、保存期間が定められた法定保存文書は、厳重に保管する必要があります。たとえば、所得税の申告に使う帳簿書類の保存期間は以下の通りです。[注1]
| 保存が必要なもの | 保存期間 | ||
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 | |
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | 7年 |
| 現金預金取引等関係 | 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | 7年 ※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は5年 |
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| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 | |
また、10年間の保存期間が定められた株主総会議事録や取締役会議事録、永久保存が必要な株主名簿や登記関係書類など、厳重な取り扱いが必要な文書もあります。こうした文書をバラバラに保管していると、紛失や情報漏えいのリスクに晒されます。文書のライフサイクルに沿って、すべての帳簿や書類を一元管理するのが文書管理の目的です。
[注1] 国税庁：記帳 • 帳簿等の保存制度
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/kichou02.pdf
文書管理を効率化する文書管理システム
文書管理システムは、文書管理を効率化するためのツールです。ビジネス文書には、紙の書類や電子データ、スキャンした文書など、さまざまな形式のものがあります。文書管理システムを導入すれば、異なる形式の文書を一つのシステムで管理することができます。また、文書管理システムがあれば、ビジネス文書の検索性を確保することも可能です。たとえば、顧客からの問い合わせや、税務調査が行われる場合など、急にビジネス文書の確認が必要になるケースは多々あります。文書を検索する仕組みを導入することで、必要なときに必要な文書をすぐに確認できます。
ナレッジマネジメントとは？
ナレッジマネジメントは1990年代に登場した経営手法です。ナレッジマネジメントの目的は、社員が持つ有用な知見やノウハウを共有し、ビジネスに活かすことにあります。社内で共有するナレッジには、書類やメモ書き、ドキュメントなど、ビジネス文書の形をしたものもあります。そのため、文書管理はナレッジマネジメントにも応用できます。ここでは、ナレッジマネジメントの役割や文書管理との違いを解説します。
ナレッジマネジメントは有用な知見やノウハウを共有すること
ナレッジマネジメントとは、社員が持つ経験やスキルなどの「暗黙知」を言語化し、他者と共有可能な「形式知」に変換する取り組みを指します。
| 暗黙知 | 勘や経験など、個人の経験と深く結びついた知識 |
| 形式知 | 言葉や図面など、客観的な手段で共有できる知識 |
たとえば、営業活動で使うトークスクリプトがナレッジマネジメントの例として挙げられます。トークスクリプトは過去の顧客対応の経験や、業績が優秀な営業社員への聞き取りなどを通じて作成します。個人の経験と結びついた暗黙知は、文書やドキュメントとして形式知化することで、知的財産として共有できます。そのため、ナレッジマネジメントを実現するには、文書やドキュメントを適切に保管する文書管理も必要です。
ナレッジマネジメントを目的とした文書管理のポイント
文書管理の手法はナレッジマネジメントにも活かせます。文書をただ保管するだけでなく知的財産として共有するのが、ナレッジマネジメントを目的とした文書管理です。ナレッジマネジメントを目的とした文書管理の流れは以下の通りです。
| 暗黙知が生じる | 勘、経験、考え方、気づき、ビジョン |
| 暗黙知を書き留め、形式知に変換する | メモ、下書き、下図、草稿、文案、ドラフト |
| 社内で共有するための成果物を作成する | ベストプラクティス、手順書、マニュアル、規格、FAQ |
社員が日々の経験や気づきを書き留め、文書やドキュメントを作成することで、暗黙知を形式知として共有することができます。ナレッジマネジメントを目的とした文書管理のポイントは2つあります。
全て共有するのではなく、情報の取捨選択をする
デジタルデータと違い、文書やドキュメントの作成・管理・配布には時間がかかります。また、作成したビジネス文書は定期的に見直し、改訂していく必要があります。そのため、全てのナレッジを共有するのではなく、取捨選択を行うことが大切です。文書やドキュメントを作成する前に、ナレッジの優先順位付けを行いましょう。
ナレッジマネジメントツールを導入する
ナレッジマネジメントを効率化するため、ナレッジマネジメントツールの導入を検討しましょう。ナレッジマネジメントツールなら、文書やドキュメントだけでなく、デジタルデータを一元管理することもできます。文書とデジタルデータの保管場所を一箇所にまとめることで、よりスムーズに情報共有を行うことが可能です。文書管理にも使えるナレッジマネジメントツールの例として、たとえば以下のものがあります。
| ECM （Enterprise Contents Management） |
文書やドキュメントだけでなく、画像・動画・電子文書などを整理し、ファイリングするためのツール |
| エンタープライズサーチ | 社内で保管している文書をデータベース化し、横断検索できるようにしたツール |
| FAQ | 社内でよく寄せられる問い合わせをFAQとしてまとめ、社員が自己解決できるようにしたツール |
【まとめ】
ナレッジマネジメントと文書管理の違いを知り、社内文書を有効活用しよう
ナレッジマネジメントも文書管理も、企業の情報資産を一元管理するための取り組みです。ナレッジマネジメントの目的は、社員が持つ知見やノウハウを企業全体で共有し、自社の強みとして活用することにあります。一方、文書管理の役割は、ビジネス文書のライフサイクルを管理することです。文書管理の仕組みは、ナレッジマネジメントにも応用できます。ナレッジマネジメントを目的とした文書管理を行う場合は、ナレッジマネジメントツールの導入がおすすめです。
