近年は働き方の多様化や人手不足などにより、企業が保有する知識やスキルの継承が難しくなっています。そこで注目を集めているのが、ChatGPTに代表される最新技術を活用したナレッジマネジメントです。最新技術を駆使したナレッジマネジメントには複数のメリットがありますが、一方で注意しなければならない点もいくつかあります。メリットやデメリットを十分に理解し、ナレッジマネジメントの効率化に役立ててみましょう。

ナレッジマネジメントの効率化につながる最新技術

ナレッジマネジメントの効率化に役立つ最新技術は複数あります。ここでは代表的な例として、ChatGPT、Bing、Bardの機能と特徴を紹介します。

ChatGPT

ChatGPTは、2022年11月に公開されたAIチャットサービスです。小説の自動生成などの目的で開発された言語モデル「GPT」をベースとしたシステムで、与えられたテキストの指示に対して自然言語を生成する仕組みになっています。
与えられた情報が多いほど、複雑な語彙や表現が可能となり、より精度の高い文章を作成することができます。
ChatGPTをナレッジマネジメントとして活用する場合、企業に蓄積された文書や書類をChatGPTに学習させることにより、膨大な情報やノウハウを自動的に整理・管理することが可能になります。ChatGPTは無料で利用できるプランもありますが、有料プラン（ChatGPT Plus）もあります。有料プランに搭載されている最新の言語モデルに比べると、回答速度は速いですが、回答精度はやや劣ります。
ナレッジマネジメントとしてChatGPTを活用する場合は、有料プランのChatGPT Plusを利用した方が業務効率化に役立つでしょう。

Bing

Bingとは、Microsoft社の同名の検索エンジンに搭載されたAIのことです。ChatGPT Plusにも採用されている最新の言語モデル「GPT-4」を搭載しており、Bingのブラウザ上でチャットを選択することにより、質問に対する回答を得ることができます。Bingの特徴は、検索エンジンBingの検索結果から得た情報をもとに回答が生成されるところです。
検索エンジンで収集できる情報は最新のものが多く、情報のリアルタイム性と確実性の両立が期待できるサービスとして注目を集めています。また、Bingはテキストと画像の両方を生成できたり、チャット履歴の共有や出力を行えたりと、ナレッジマネジメントの効率化にも役立つ機能が複数搭載されているところも特徴です。
現時点（2023年11月）では有料プランはなく、無料で利用することが可能です。

Bard

Bardとは、世界最大の検索エンジンの開発・運用で知られるGoogleが試験的に運用しているAIサービスです。2023年3月にアメリカとイギリスで一般公開された後、5月からは日本語でも使えるようになりました。Bardのベースに使われているのは、「LaMDA」と呼ばれる言語モデルで、膨大なテキストデータでAIをトレーニングし、直前の単語から次の単語を予測してテキストを生成する仕組みになっています。
Bardの特徴は、Google検索と連動して回答を生成できるところです。Google検索は世界最大の検索エンジンと言われており、Web上から取り込む情報は最新かつ高精度とされています。ただ、冒頭でも説明した通り、2023年11月時点でBardは試験運用中です。Bardを利用したユーザーのフィードバックをもとに、よりよいサービスを開発している最中のため、ナレッジマネジメントの効率化に活用する際は開発途上であることを留意しなければなりません。

最新技術を活用してナレッジマネジメントを進めるメリット

ChatGPTやBing、Bardなどの最新技術を活用してナレッジマネジメントを進めると、以下のようなメリットが期待できます。

ゼロから考える手間を省ける

ナレッジマネジメントを進めるには、まず社内で可視化および共有化する情報を策定します。可視化・共有化する情報は現場目線で選定する必要があり、さらにその情報をどのように共有するか（データベース化する、FAQ形式にする、グループウェアにするなど）も吟味しなければなりません。
これらの作業にはかなりの手間と時間がかかるため、ナレッジマネジメントの進行を妨げる要因とされています。最新技術を活用すれば、社内に蓄積された情報を整理・管理しやすくなるうえ、どのように共有すればより効率的か判断してもらうことも可能になります。ゼロからナレッジマネジメントを考える手間を省けるため、業務効率化に繋がります。

情報をすばやく収集できる

ナレッジを有効活用するには、求めているナレッジをすばやく検索、収集できる環境に整える必要があります。最新技術を活用すれば、求める情報へのアクセスが容易になり、ニーズに応じたナレッジを収集できるようになります。

個々に適したナレッジの提供が可能になる

社内で求められるナレッジは、部署や部門・役職などによって異なります。そのため、個別に最適なナレッジを提供するのが理想ですが、企業が抱える情報やノウハウは膨大な数に上るため、個別最適化は困難とされてきました。最新技術は膨大な情報をすばやく処理、学習することができるため、情報やノウハウの個別最適化も短期間で実現できます。

人手不足の解消につながる

現代日本は少子高齢化の影響により、労働生産人口が著しく減少しています。
そのため、どこの企業も人手不足が深刻化しており、一人あたりの労働生産性の向上が急務とされています。最新技術を活用してナレッジマネジメントを進めれば、社内からの問い合わせに対してデータベース上から自動的に回答させることが可能になります。
社員からの問い合わせに対して、担当者やオペレーターが事細かに時間や手間を割いて回答しなくて済むため、浮いた時間を別の業務に当てられるようになります。

最新技術を活用してナレッジマネジメントを進めるときの注意点

最新技術を活用するとナレッジマネジメントを効率化できますが、一方で注意しなければならない点もいくつかあります。

常に正しい情報とは限らない

ChatGPTやBing、Bardは、インターネット経由で収集した情報を取り込み、質問への回答を行っています。しかし、インターネットに出回っている情報のすべてが正しいものとは限りません。中には不正確なものや不十分なものも混じっているおそれがあります。最新技術の回答を鵜呑みにしてナレッジマネジメントを進めると、思わぬミスやトラブルに繋がる可能性もあるため、 100％正しい情報を得られるとは限らないことを念頭に置いておきましょう。

ツール利用にはセキュリティの問題がある

最新技術を活用する場合、特に注意しなければならないことは、個人情報の入力です。最新技術には与えられた情報を学習する機能があるため、ユーザーが個人情報を入力した場合、それを収集されてしまう可能性があります。最新技術をナレッジマネジメントに活用する場合、個人情報は送信しないようにしましょう。

【まとめ】

最新技術を上手に活用してナレッジマネジメントを進めよう

ChatGPTやBing、BardといったAIサービスは、使い方によっては企業のナレッジマネジメントの効率化に役立ちます。特に現代日本は少子高齢化にともなう人手不足や、働き方の多様化により、ナレッジマネジメントの速やかな進行が求められています。最新技術を上手に活用し、ナレッジマネジメントをできるだけスムーズに進めることができれば、企業の成長や発展に役立つでしょう。最新技術は常に正しい情報を提供してくれるわけではなく、またセキュリティの問題もあります。よりナレッジマネジメントに適したサービスを利用したい場合は、ナレッジマネジメントに特化したシステムの導入も検討してみましょう。
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