自社サイトにFAQを掲載する顧客向けFAQや、社内向けのFAQは、テンプレートを活用すれば効率よく作成できます。テンプレートのほとんどは、ExcelでFAQを作成するときに使えるものです。また、テンプレートによっては、業種別のFAQのサンプルが用意されているため、FAQサイトを立ち上げる手間を削減できます。ただし、FAQの数が増えてくるとExcelでは限界があるため、FAQシステムの導入も検討しましょう。この記事では、FAQのテンプレートの入手方法や利用するメリット、注意点をわかりやすく解説します。
目次
FAQのテンプレートを入手できるサイト
テンプレートを活用すれば、はじめての人でも簡単にFAQサイトを構築できます。FAQのテンプレートは、Excelに対応したものと業種別の想定問答集として使えるものの2種類があります。
- ExcelでのFAQ作成に役立つもの
- 業種別のよくある質問がまとめられたもの
FAQのテンプレートは、無料でダウンロードすることも可能です。ここでは、FAQのテンプレートを入手できるサイトを3つ紹介します。
Excelフリーソフト館
Excelフリーソフト館は、Excelに対応したビジネス文書のテンプレートを公開しているWebサイトです。領収書や見積書、注文書、企画書、議事録などのビジネス文書のテンプレートの他、FAQサイト向けのテンプレートも用意されています。Excelフリーソフト館のテンプレートは、質問と回答が表形式で並べられたシンプルなレイアウトです。Microsoft Officeか、互換性のあるソフトをダウンロードしていれば無料で使用できます。
Digipot（でじぽっと）
Digipot（でじぽっと）も、ビジネスシーンで使える各種テンプレートを公開しているWebサイトです。Excelフリーソフト館との違いは、パワーポイントに対応したPPTX形式でテンプレートを配信している点です。テンプレートがパワーポイントで作成されているため見栄えがよく、ExcelなどでFAQを作成するときのレイアウトの参考例として活用できます。1ページにつき1つのFAQを掲載するレイアウトと、1ページで複数の質問に回答するレイアウトの2種類があり、それぞれ14パターンのバリエーションが用意されています。
SOKUTAKU（ソクタク）
SOKUTAKU（ソクタク）は、業種別のよくある質問のサンプルを公開しているWebサイトです。飲食業、金融業、小売業、製造業、情報通信業、医療・福祉、旅行・宿泊など、60以上の業種別に300件以上のサンプルFAQが用意されています。サンプルFAQの使い方は以下の通りです。
- SOKUTAKUのページにアクセスし、ページ下部のバナーから該当の業種を選ぶ
- よくある質問の一覧から、参考にしたいものをクリックする
- 回答例をそのままコピーし、適宜編集して利用する
FAQのテンプレートを使うメリット
FAQのテンプレートを使うメリットは3つあります。
- 効率よくFAQを作成できる
- 一般的な質問を把握できる
- 見やすいレイアウトで作成できる
テンプレートを活用することで、FAQを効率よく作成できます。業種別の一般的な質問を把握したり、見やすいレイアウトでFAQを作成したりできるのもメリットです。
効率よくFAQを作成できる
一からFAQサイトを構築するのは時間も手間もかかります。FAQのテンプレートには、すでにFAQサイトの大まかなレイアウトや項目が用意されているため、品質の高いFAQを効率よく作成できます。
一般的な質問を把握できる
はじめてFAQを作成する場合、どんな質問や回答を用意すればよいのかわからない人も少なくありません。テンプレートを公開しているWebサイトによっては、業種別の想定問答集が用意されています。あらかじめ必要な質問や回答を把握できるため、より少ない手間でFAQを作成できます。
見やすいレイアウトで作成できる
テンプレートを活用すれば、ユーザーが見やすい・使いやすいレイアウトでFAQを作成できます。FAQサイトのレイアウトが見にくい場合、ユーザーが必要な情報を探せなかったり、利用者が減ったりする恐れがあります。FAQを運用するのがはじめての人は、テンプレートの活用を検討してみましょう。
FAQのテンプレートを使うときの注意点
FAQのテンプレートをダウンロードするときは、どのような点に注意すればよいのでしょうか。テンプレートはあくまでもFAQを作成するときの叩き台にすぎません。自社の商品・サービスに合わせて内容をカスタマイズすることが大切です。また、ExcelでFAQを作成する場合、質問数が多くなるにつれてファイルが重くなります。ある程度FAQの運用に慣れたら、FAQシステムの導入も検討しましょう。FAQのテンプレートを使うときの注意点を2つ紹介します。
自社の商品・サービスに合わせて内容を変える
FAQのテンプレートには、FAQサイトに必要な基本の項目しか用意されていません。業種別の想定問答集を公開しているWebサイトにも、あくまで一般的な質問しか用意されていないため、そのままコピーして使うのは避けましょう。FAQを作成する際は自社の商品・サービスに合わせて、細かく内容をカスタマイズする必要があります。
質問数が増えてきたらFAQシステムの導入を
FAQのテンプレートのほとんどは、Excelで使うことを前提として公開されています。すでにMicrosoft Officeなどのオフィスソフトを導入している場合は、初期コストをかけずにFAQサイトを運用することが可能です。しかし、Excelで作成したFAQには2つの問題点があります。
- FAQの質問数が増えるとファイルが重くなり、ユーザビリティが低下する
- 管理者の誤操作でファイルそのものが消えてしまうリスクがある
とくにExcelで作成したFAQには、質問数が増えれば増えるほどユーザーのストレスが大きくなるというデメリットがあります。ある程度FAQの数が増えてきたら、FAQシステムの導入を検討しましょう。FAQシステムには、高品質なFAQサイトのテンプレートが用意されており、簡単にFAQを作成できます。FAQシステムで作成したFAQは、質問数が増えても操作が重くならないため、ストレスフリーにFAQサイトを運用することが可能です。
【まとめ】
テンプレートを活用すれば効率よくFAQを作成できる！
FAQを効率よく作成したい場合は、テンプレートの活用を検討しましょう。この記事で紹介した3つのWebサイトなら、FAQのテンプレートを無料でダウンロードできます。テンプレートを活用すれば、業種別のよくある質問を把握したり、FAQを見やすいレイアウトで作成したりすることが可能です。しかし、FAQのテンプレートにはあくまでも基本的な項目しか用意されていないため、自社の商品・サービスに合わせて内容をカスタマイズしましょう。また、ExcelでFAQを作成すると、質問数が増えるにつれてファイルが重くなるため、ある程度運用に慣れた段階でFAQシステムへの移行も検討しましょう。
