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社内で情報共有するメリットや業務効率化につなげるコツ

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新型コロナウイルスの拡大を受け、テレワークやリモートワークを導入する民間企業が増えています。総務省の令和3年版情報通信白書によると、2021年3月のテレワーク実施率は38.4%で前年比20.8ポイントの増加でした。[注1]
テレワークの普及にともない、企業の課題となっているのが「情報共有」の仕組みの整備です。2020年の調べでは、「社内情報共有・ポータル」に関するICTを導入した企業の割合は44.8%に上ります。[注2]
なぜ多くの企業が社内の情報共有の仕組みづくりに取り組んでいるのでしょうか。この記事では、社内の情報共有を促進するメリットや、情報共有を効率化し、業務改善を実現するコツを紹介します。

[注1] 総務省:令和3年度情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd123410.html
[注2] 総務省:令和3年度情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd242140.html

社内の情報共有を促進する3つのメリット

テレワークやリモートワークの普及にともない、情報共有の仕組みを導入する企業が増えています。社内の情報共有を円滑化すれば、意思疎通がスムーズになり、生産性や業務効率を底上げできます。また、情報共有を促進することで、顧客対応のスピードが高まり、顧客満足度の向上にもつながります。ここでは、情報共有の仕組みづくりを検討中の企業向けに、社内の情報共有を促進するメリットを3つ紹介します。

生産性や業務効率が向上する

社内の情報共有を促進することで、業務に必要な情報を探す手間がなくなり、業務効率の向上が期待できます。また、有用な知識やノウハウが一箇所に集約されていれば、社員の無駄な業務はなくなり、生産性の底上げにもつながります。逆に情報共有の仕組みがなく、社員によって情報の格差がある場合、生産性は社員一人ひとりのスキルに依存します。業務経験の少ない若手や新入社員が多い場合、業務の進め方がわからず、スケジュール通りのプロジェクトを遂行できないリスクが高まります。新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。在宅でも円滑に情報共有できるよう、オンラインで利用可能なコミュニケーションツールを導入するといった工夫が必要です。

顧客満足度が向上する

社内で円滑に情報共有を行う仕組みがあれば、顧客満足度の向上にもつながります。顧客の印象を改善するには、スピード感のある顧客対応が欠かせません。たとえば、顧客からの問い合わせに対し、迅速かつ的確に回答することで顧客満足度を高められます。問い合わせから問題解決までのリードタイムを短縮するには、バックヤード部門、管理部門、営業部門が連携し、必要な顧客情報を必要なときにやりとりできる情報共有の仕組みが必要です。また、顧客データを蓄積し、社内で共有する仕組みがあれば、相手の属性に合わせたきめ細やかな顧客対応が可能になり、さらなる顧客満足度の向上につながります。

意思疎通がスムーズになる

社内の情報共有がスムーズになれば、より社員同士の意思疎通が容易になります。とくにチーム単位で仕事をしている場合は、プロジェクトの進捗状況をこまめに共有することで、連帯感やチームワークを醸成できます。また、業務に必要な情報のほかにも、気軽に質問や相談ができる場があれば、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。「社内コミュニケーションが少なく、活気がない」、「社内の風通しを良くして組織を活性化させたい」場合は、情報共有の仕組みづくりにも目を向けてみましょう。

情報共有が不足している場合の3つのデメリット

情報共有の仕組みが不十分な場合、社内のコミュニケーションが不足し、さまざまな弊害が生じます。たとえば、業務上のノウハウを伝達するのが遅れ、研修や社員教育に時間がかかるというデメリットがあります。また、チームワークの低下や、テレワーク環境下でミスやトラブルへの対応が遅くなるといったデメリットにも注意が必要です。情報共有が不足している場合に生じるデメリットを3つ紹介します。

研修や引継ぎに時間がかかる

情報共有の仕組みがない場合、若手や新入社員に業務上のノウハウを効率的に伝達できず、研修や社員教育のスピードが低下します。また、前任者の退職や異動、配置転換があった際も、情報共有の仕組みがなければ前任者が後任者とマンツーマンでやりとりする機会が増加し、業務の引継ぎに時間がかかります。逆に業務知識が一箇所に集約され、社員がいつでも閲覧できる状況にあれば、研修や引継ぎがスムーズにでき、引継ぎなどにかかる時間を削減することが可能です。

テレワークやリモートワークの導入効果が低下する

オンラインで情報をやりとりする仕組みがなければ、テレワークやリモートワークの導入効果が著しく低下します。総務省の令和2年版情報通信白書によると、 テレワーク(在宅勤務)を実施してみて問題があったこととして、もっとも回答率が高かったのが「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった(26.8%)」でした。[注3]
情報共有の仕組みがなければ、テレワークを導入しても担当者が頻繁に出社しなければならず、社員が時間や場所にとらわれず働けるテレワークの利点を活かせません。

[注3] 総務省:令和2年度情報通信白書
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd123210.html

ミスやトラブルへの対応が遅くなる

社内の情報共有が不足している場合、ミスやトラブルへのフォローも遅くなります。迅速なトラブル対応を実現するには、トラブルを発見した社員がすみやかに報告や相談を行い、担当者に意見を求める仕組みが必要です。情報共有の仕組みがなければ、トラブルの発見や担当者からの返答が遅れ、トラブル対応が後手に回りやすくなります。とくに社員の働きぶりが目に見えづらい在宅勤務制度を採用している場合、ミスやトラブルの早期発見、早期解決を実現するため、情報共有の仕組みづくりが必要不可欠です。

情報共有を効率化して業務改善するコツは?「ナレッジ共有」が重要

情報共有を効率化し、業務改善を実現するにはどのような取り組みが必要なのでしょうか。ポイントとなるのが、「ナレッジ共有」の仕組みを整備することです。ナレッジ共有とは、社員が持つ知識やノウハウ、企業が蓄積してきた成功法則や成功事例などの「ナレッジ」を蓄積し、社内で広く共有する取り組みを指します。ナレッジを一箇所に集約すれば、社員が業務に必要な情報を必要なときに入手できます。また、資料やマニュアルを探す手間を省くことができ、業務の無駄を減らせます。ナレッジ共有の仕組みを取り入れることで、情報共有をさらに効率化し、生産性や業務効率を高めることが可能です。ナレッジ共有を促進するためのICTが「ナレッジ共有システム」です。ナレッジ共有システムとは、有用なナレッジをプラットフォーム上に蓄積し、必要なときに検索できるようにしたサービスを指します。ナレッジ共有システムの多くはオンラインで利用できるため、テレワーク環境下での情報共有の仕組みづくりにも適しています。情報共有を効率化し、業務改善を実現したい企業は、ナレッジ共有システムの導入を検討しましょう。

【まとめ】

社内の情報共有の仕組みを整備し、業務改善を実現しよう

テレワークやリモートワークの普及により、企業の情報共有のあり方が改めて問い直されつつあります。社内の情報共有の仕組みが不十分な場合、チームワークの低下やトラブル対応の遅れ、研修や社員教育の非効率化といったデメリットが生じます。ICTの活用によって情報共有の仕組みを整備し、生産性や業務効率の改善に取り組みましょう。社内の情報共有の効率化に役立つのが「ナレッジ共有システム」です。FAQ管理システムや社内Wikiなどのナレッジ共有システムを導入すれば、ICTの導入が初めての方でも社内の情報共有を促進し、業務改善を実現できます。

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