FAQシステムには、FAQを効率よく作成するためのエディタ機能や、FAQの閲覧数や評価数を分析するための統計分析といった便利な機能が用意されています。高品質なFAQサイトを作成したい場合は、FAQシステムの導入がおすすめです。しかし、ExcelでFAQを作成する場合と違い、FAQシステムを導入すると初期費用や月額料金、オプション料金などのコストがかかります。FAQシステムにかかる費用を知り、予算に合ったシステムを選び、FAQを作成しましょう。この記事では、FAQシステムの導入費用や特徴、FAQシステムを選ぶときのチェックポイントをわかりやすく解説します。
目次
FAQシステムを導入するときに発生する費用
FAQシステムを導入するときに発生する費用は、主に初期費用、月額料金、オプション料金の3種類に分けられます。ここでは、それぞれの費用の内容を簡単に解説します。
初期費用
FAQシステムを導入する場合、あらかじめ初期費用を支払う必要があります。初期費用は導入時の1回のみ発生します。サービス事業者によっては、初期費用ではなく導入費用や導入コスト、イニシャルコストと呼ばれる場合があります。初期費用の内訳は、システムの開発やサーバーの構築、サービスの初期設定にかかる費用などです。サービス事業者にFAQシステムの運用保守を委託する場合は、サポート費用が加算される場合もあります。後述する「オンプレミス型」のFAQシステムの場合、初期費用は高額になる傾向があります。
月額料金
月額料金とは、FAQシステムの利用期間に応じて発生する費用のことです。月額料金の支払い方法は、毎月の支払料金が固定された「固定制」と、利用実績に応じて支払料金が変動する「変動制」の2種類があります。
| 固定制 | 毎月の支払料金が一定の料金形態 |
| 変動制 | FAQシステムに登録したアカウント数や、FAQサイトの閲覧数、FAQの登録数などの利用実績によって支払料金が変わる料金形態 |
FAQシステムによっては、利用料金を年払いする年額料金設定のものもあります。
オプション料金
オプション料金は、FAQシステムの追加機能を利用する場合に発生する費用です。追加機能の例として、チャットボットサービスとの連携や、問い合わせ用のWebフォーム作成などが挙げられます。FAQシステムの追加機能を利用することで、より便利で使い勝手のよいFAQサイトを作成できます。
FAQシステムの費用や特徴
FAQシステムの費用は、サービス形態によって変動します。FAQシステムのサービス形態はクラウド型、オンプレミス型の2種類です。クラウド型のFAQシステムは、ユーザーがサーバーやストレージを用意する必要がなく、インターネット環境を通じてサービスを利用できるものを指します。一方、オンプレミス型のFAQシステムは、自社の情報システム部門でサーバー機器を運用し、細かくシステムを構築するタイプのものです。
| クラウド型 | インターネットを通じ、必要なサービスが提供されるFAQシステム |
| オンプレミス型 | 自社でサーバーやストレージを運用し、細かく機能をカスタマイズできるFAQシステム |
FAQシステムにもよりますが、クラウド型の製品に比べ、オンプレミス型の製品は費用が高い傾向にあります。ここでは、クラウド型とオンプレミス型のFAQシステムの特徴を見ていきます。
クラウド型のFAQシステムの特徴
クラウド型のFAQシステムの場合、システムの導入にあたってサーバーなどを構築する必要がありません。そのため、オンプレミス型の製品よりも初期費用が安価な点が特徴です。一方、インターネットを通じて必要な機能を必要な分だけ利用するというクラウドサービスの性質上、ほとんどの製品に月額料金や年額料金が設定されています。
オンプレミス型のFAQシステムの特徴
オンプレミス型のFAQシステムは、導入前に自社専用のサーバーを構築し、システムを設定する必要があります。そのため、サーバーの構築費用やシステムの設定費用など、初期費用が比較的高額です。一方、オンプレミス型のFAQシステムは買い切り型製品のため、ランニングコストは製品ライセンスの利用料や、サーバーの保守運用費用などしかかかりません。
FAQシステムを導入するときの費用以外のチェックポイント
FAQシステムを導入するときにチェックしたいポイントは費用面だけではありません。FAQシステムの使い勝手や、連携可能な外部ツール、利用シーンに合った製品かどうかなど、さまざまな観点からFAQシステムを比較検討しましょう。FAQシステムを選定するときのチェックポイントを3つ紹介します。
FAQシステムの使い勝手
まずはFAQシステムの使い勝手を確認しましょう。
- 管理画面のユーザーインターフェースが見やすいか
- 操作性に問題がないか
- HTMLの知識がなくてもFAQを作成できるか
- 作成したFAQをまとめて管理できるか
FAQシステムの使い勝手がよくないと、FAQサイトの作成や運用に時間がかかり、担当者の業務負担が増えてしまう可能性があります。現場レベルの意見を吸い上げつつ、社員が使いやすいFAQシステムを選びましょう。
連携できる外部ツールの種類
FAQシステムによっては、ソフトウェアの機能の一部を共有するAPI（Application Programming Interface）という仕組みを利用し、外部ツールと連携できる場合があります。FAQシステムと外部ツールを組み合わせることで、FAQの作成や問い合わせ業務をより効率化できます。FAQシステムと連携可能なツールとして、問い合わせ対応を自動化するチャットボットサービスや、営業部門で利用されるSFA（Sales Force Automation）、オンラインで情報共有が可能なコミュニケーションツールなどが挙げられます。必要に応じて自社に合ったツールとの連携も検討しましょう。
利用シーンに合った製品かどうか
利用シーンに合ったFAQシステムを選ぶことも大切です。FAQシステムには、自社サイトに掲載する公開型FAQ、社内の問い合わせに対応する社内向けFAQ、コールセンターでの利用に適したオペレーター向けFAQの3種類があります。FAQシステムの費用面だけで選ぶのではなく、自社の利用目的に合致した製品を選びましょう。
【まとめ】
FAQシステムの費用目安を知り、予算に合ったサービスを導入しよう
FAQシステムを導入する場合、初期費用、月額料金、オプション料金の3種類のコストがかかります。FAQシステムの費用目安は、サービス形態がクラウド型かオンプレミス型かによって変動します。オンプレミス型のFAQシステムはクラウド型よりも初期費用が高いことが多いため、予算に制限がある場合は注意が必要です。FAQシステムの特徴や導入時のチェックポイントを知り、自社の目的や用途に合ったサービスを導入しましょう。
