多くの管理職が部下に関する悩みやトラブルを抱えています。たとえば、総務省の「平成30年版労働経済の分析」によると、39.9%の管理職が「管理職としての悩み」として「部下がなかなか育たない」と回答しています。[注1]
そうした部下に関する悩みのなかで、比較的多く寄せられるのが「部下の質問が多い」というものです。部下からの質問が多いと、管理職が自分の仕事をする時間が少なくなります。また、ついつい上司の指示に頼ってしまい、部下の主体性や考える力が育たないという弊害も生じます。
ここでは、部下からの質問が多い理由や対応方法、部下の主体性を育てる「ナレッジ共有システム」のメリットを解説します。
[注1] 総務省：平成30年版労働経済の分析
https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/roudou/18/backdata/2-3-26.html
目次
部下の質問が多い理由
管理職の悩みの一つが「部下からの質問が多い」というものです。そのままの状態を放置していると、「部下からの質問が多く、自分の業務に支障が発生した」、「部下が何度も同じことを質問してくるようになった」といったトラブルに発展する可能性があります。部下の質問が多い理由は3つあります。
- 自分の判断や行動に自信を持てていない
- 上長からの指示に曖昧な部分が多い
- 部下の「質問力」が十分に育っていない
部下との関係を改善するためには、部下がすぐ上長を頼ってしまう原因を知ることが大切です。
自分の判断や行動に自信を持てていない
似たような質問を何度もされる場合は、部下が自分の判断や行動に自信を持てていない可能性があります。また、わからないことがあるとすぐに質問してくる部下も、自分の判断に自信を持てていません。部下の判断が正しい場合はきちんと褒めることで、部下の自信を育てることが可能です。また、自分の指示が「コーチング」ではなく「ティーチング」になっていないか確認しましょう。
| コーチング | 部下と対話し、答えを導くまでの過程をサポートすること |
| ティーチング | 自分の経験や知識を一方的に伝達すること |
「コーチング」がいいか、「ティーチング」がいいかはケースバイケースです。しかし、自分の経験や知識を一方的に部下に伝えていたり、部下の質問にいつも即答していたりすると、部下の自主性や主体性が育ちづらくなります。部下が自分の判断や行動に自信を持てていない場合は、「ティーチング」ではなく「コーチング」を実践しましょう。
部下の「質問力」が十分に育っていない
部下の「質問力」が十分に育っていないケースも挙げられます。質問力とは、質問を通じて知りたい情報を把握するスキルです。部下の質問力が低いと、一度の質問で知りたい情報を得られず、結果として何度も上長に質問してしまう場合があります。
上長からの指示に曖昧な部分が多い
部下側ではなく、上長側に問題があるケースもあります。たとえば、上長からの指示が曖昧で、相手にきちんと伝わっていないケースです。指示内容が部下にうまく伝わっていない場合は、「部下が知らない用語を使っていないか」、「指示内容にちゃんと5W1Hが含まれているか」など、自分の指示が曖昧になっていないかチェックしましょう。
部下の質問が多い場合の対応方法
部下の質問が多い場合の対応方法は3つあります。
- 指示内容をもっと具体的にする
- 必要な場合は自分で考えさせる
- ナレッジ共有システムを活用する
部下がきちんと指示を理解できていない場合は、指示内容が曖昧になっていないかチェックしましょう。指示内容によっては、あえて自分自身で考えさせることで部下の主体性を育てることが可能です。
また、部下の質問があまりにも多く、自分の業務に支障が出ている場合は、「ナレッジ共有システム」を活用できないか検討しましょう。
指示内容をもっと具体的にする
部下に指示出しをする場合は、目標管理などに使われる「SMARTの法則」を意識すると指示内容を具体化できます。
| Specific（具体的な） | 具体的な指示を出す |
| Measurable（計測可能な） | 数字やデータで示す |
| Achievable（達成可能な） | 部下の能力で達成可能な指示を出す |
| Relevant（関連性が高い） | 部下の目標と関連性が高い指示を出す |
| Time-bound（期限付きの） | 明確な期限を示す |
必要な場合は自分で考えさせる
部下が何度も同じことを質問してくる場合や、ちょっとした問題についてすぐ聞いてくる場合、即答すると部下の主体性が育ちません。部下が自分で解決できそうな問題の場合は、あえて部下自身に考えさせるようにしましょう。
ナレッジ共有システムを活用する
部下からの質問があまりにも多い場合は、「ナレッジ共有システム」を活用する方法もあります。ナレッジ共有システムは、業務のノウハウや知識などのナレッジを一箇所に集め、検索できるようにしたシステムです。疑問や悩みがある場合、まずナレッジ共有システムを利用するように薦めることで、部下からの質問を減らせます。
ナレッジ共有システムを活用して部下の質問に対応するメリット
ナレッジ共有システムを導入すれば、部下が自分で知りたい情報を検索できるため、上長へ質問する回数が減少します。部下の人数が多くても、ゆとりを持って自分の仕事をすることが可能です。また、テレワークやリモートワークを導入している場合、対人でのコミュニケーションが制限されます。その場合もナレッジ共有システムがあれば、オフィスにいない部下の疑問や悩みを解決することが可能です。ナレッジ共有システムを活用するメリットを3つ紹介します。
部下の人数が多くても自分の仕事ができる
部下の人数が増えるにつれて、部下から質問を受ける機会も増加します。しかし、ナレッジ共有システムがあれば、部下が自分自身で疑問や悩みの答えを調べられるため、部下の人数が多くても自分の仕事をするためのゆとりが生まれます。
部下が自分自身で調べる習慣ができる
部下が自分の頭で考える習慣ができるのもナレッジ共有システムのメリットの一つです。たとえば、ナレッジ共有システムとしてFAQ管理システムを導入する場合、部下は自分でFAQを検索し、情報の取捨選択を行う必要があります。部下の質問に対応する時間が減るだけでなく、部下の自主性や主体性を育てられるのもナレッジ共有システムの強みです。
テレワークやリモートワークにも対応できる
クラウド型のナレッジ共有システムなら、いつでもどこでも社内ナレッジにアクセスできます。テレワークやリモートワークで働く社員も、インターネット環境があれば、知りたい情報を自分自身で探すことができます。テレワーク中に部下から電話を受け、対応を迫られるケースも少なくなります。
【まとめ】
部下の質問が多い場合は「ナレッジ共有システム」の導入を
部下の質問が多い場合は、部下が自分の判断や行動に自信を持てていなかったり、自分で考える習慣が身についていなかったりする可能性があります。必要な場合は自分で考えさせ、主体性を育てることも大切です。一方、部下が指示内容をよく理解していない場合、上長の指示が曖昧な可能性もあります。部下への指示内容が明確で具体的かどうか改めて見直しましょう。部下の質問がどうしても多い場合は、ナレッジ共有システムを導入するのもおすすめです。業務に役立つナレッジをツールで共有することで、部下からの質問が減り、ゆとりを持って自分の業務に取り組むことができます。
