昨今のビジネスシーンでは、組織力の向上のため、社内での「ナレッジ共有」の有効性に関心が集まっています。ナレッジ共有とは、社員が持つ知見やノウハウを集約・言語化し、全社員に共有する仕組みをつくることを指します。なぜ、ナレッジ共有が組織力向上に役立つのでしょうか。社内のナレッジ共有を進めていくうえで、どんな点に気をつければよいのでしょうか。
この記事では、社内でのナレッジ共有の方法や有効性、ナレッジ共有システムを導入するメリットを解説します。
目次
社内のナレッジ共有を効率化する3つのポイント
社内のナレッジ共有を効率化するポイントは3点です。ナレッジ共有システムを導入しつつ、ナレッジの共有が促進される仕組みをつくることが大切です。
ナレッジ共有システムを導入する
社員が持つ知見やノウハウを活用するには、ナレッジ共有システムの利用が必要不可欠です。ナレッジ共有システムとは、有用な知見やノウハウを一元管理し、すべての社員がいつでもどこでもアクセスできるようにするツールです。従来の紙のマニュアルを使った方法や、Excel、スプレッドシートを用いた方法では、ナレッジの管理や共有に手間がかかります。また、ナレッジを共有できる範囲が限られ、必要な情報を必要なときに利用することができません。その点、全社員がいつでもどこでも情報にアクセスできるナレッジ共有システムなら、社内のナレッジ共有を促進し、効率的に知見やノウハウを活かせます。
社員が自らナレッジを共有したくなる仕組みをつくる
ナレッジ共有を効率化するには、ナレッジ共有システムを導入するだけでなく、社員が自らナレッジを共有したくなるような仕組みづくりが必要です。そのためには、社員が自分の知見やノウハウを共有することで、なんらかのインセンティブを得られる仕組みを設けるのが効果的です。インセンティブは金銭的なものとは限りません。心理的なインセンティブもナレッジ共有の意識を高めるのに役立ちます。たとえば、社内SNSや社内報の活用が一例として挙げられます。優れたナレッジを社内報で広く取り上げたり、社内SNSの「いいね」やランキング機能などでスコアリングしたりすることで、社員が自らナレッジを発信する組織風土が生まれます。
ナレッジマネージャーを置く
同時に、「ナレッジマネージャー」を置くのも効果的です。ナレッジマネージャーとは、社内のナレッジ共有を中心となって推し進める管理者を指します。ナレッジ共有の文化を育てるには、一定の時間がかかります。ナレッジ共有システムの導入だけでなく、運用ルールや業務フローの整備、ナレッジ共有の効果測定といった作業が必要です。ナレッジマネージャーが中心となることで、ナレッジ共有の推進や、ナレッジ共有システムの導入をより効率的に推し進めることができます。
そもそも社内の「ナレッジ共有」とは？「暗黙知」と「形式知」の2つを活かす
そもそも、社内の「ナレッジ共有」とは、どういう考え方を指すのでしょうか。ナレッジ共有を理解するうえでキーワードとなるのが、「暗黙知」と「形式知」です。ここでは、ナレッジ共有の基本的な考え方や目的を解説します。
ナレッジ共有に欠かせない「暗黙知」と「形式知」
ナレッジ共有とは、社員が持つ知見やノウハウを広く共有し、会社の事業やイノベーションに活かすという考え方です。具体的に、どのような知見やノウハウを共有すべきなのでしょうか。それは、「暗黙知」と「形式知」の2つです。
| 暗黙知 | 個人の経験に基づく知識、勘・コツに代表されるようなやノウハウ。他人に伝えるのが難しく、 そのままでは共有しづらいまだマニュアル化、資料化されていない知識など |
| 形式知 | 言葉で表現することができ、仕様書やマニュアルといった形で言語化できる／されている知識やノウハウ。 暗黙知と違い、他者に共有しやすい |
ナレッジ共有の目的は、そのままでは他者に共有しづらい／されていない暗黙知を形式知化し、一元管理する点にあります。暗黙知は、勘・コツのような個人の経験に基づくノウハウや、まだ資料化されていない知識のため、他人に伝えづらく属人化しやすいという特徴があります。そのため、たとえばFAQシステムで暗黙知をQ&A形式で体系化したり、社内Wiki上に蓄積していったりして暗黙知を形式知化し、社内で広く共有する仕組みが必要になってきます。
社内のナレッジ共有と組織力の関係は？「ナレッジマネジメント」に取り組もう
社内のナレッジ共有を進めると、組織全体のパフォーマンス向上につながります。社員1人ひとりが持つ知識やノウハウを活用し、事業改革やイノベーションを目指すマネジメント手法を「ナレッジマネジメント（Knowledge Management）」といいます。ナレッジマネジメントの代表的な手法は、以下の4種類です。
| 経営資本戦略策定型 | 経営戦略に役立てることを目的として、組織内外の知識やノウハウを集約し、戦略的な決定や業務プロセスの見直しを行う |
| 顧客知識共有型 | 顧客の問い合わせやクレームを集約してデータベース化し、サービス改善に役立てる |
| ベストプラクティス共有型 | 優秀な業績を残した社員や、会社組織の規範となるような社員の思考パターンや行動パターンを共有し、ほかの社員に模倣してもらう |
| 専門知識型 | 業務上必要な専門知識をデータベース化し、業務の円滑な進行のため、FAQ化していつでもどこでもアクセスできるようにする |
組織力を高めるという目的では、とくに「ベストプラクティス共有型」が効果的です。ナレッジ共有の仕組みを整備すれば、社員1人ひとりが持つ「勝ちパターン」や「成功パターン」を広く共有できるようになります。個々の社員がナレッジ共有システムにアクセスし、勝ちパターンや成功パターンを模倣することで、1人ひとりの生産性がアップするだけでなく、組織全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。そのほか、専門的な知識を広く共有する「専門知識型」や、業務プロセスの改善に役立つ「経営資本戦略策定型」も、業務効率化という点で組織力向上に役立ちます。
社内のナレッジ共有ならFAQシステムがおすすめ！ナレッジ共有システムの2つの導入メリット
社内のナレッジ共有を進めるなら、「FAQ管理システム」がおすすめです。ここでは、FAQ管理システムを導入する2つのメリットを順に紹介します。
ナレッジの一元管理で、業務効率化を実現できる
FAQ管理システムを活用し、有用な知識やノウハウをFAQコンテンツとしてまとめることで、ナレッジ共有を促進できます。スマホやタブレットがあれば、いつでもどこでも必要な情報にアクセスすることができます。情報を探すのにマニュアルやドキュメントを探す必要がなくなり、業務効率化が実現します。
ナレッジ共有の効果検証がしやすい
ナレッジ共有の効果検証がしやすいのも、FAQ管理システムを導入するメリットの1つです。FAQ管理システムは、FAQコンテンツの閲覧履歴や評価数、よく検索されるキーワードといったデータを分析し、有効活用できます。「どのFAQコンテンツがよく見られているか」「社員はどんな疑問や悩みを持って検索しているか」がわかるため、ナレッジ共有システムを改善し、さらに利便性の高い仕組みをつくることが可能です。FAQ管理システムを導入し、ナレッジマネージャーを中心に効果検証に取り組みましょう。
【まとめ】
社内のナレッジ共有の仕組みをつくり、組織力の向上を
社内のナレッジ共有を進めることで、組織パフォーマンスの向上が期待できます。社内のナレッジ共有なら、ナレッジ共有システムの導入がおすすめです。すべての社員がいつでもどこでも必要な情報にアクセスできるため、業務効率化に役立ちます。また、ナレッジ共有システムの導入だけでなく、社員がナレッジを共有したくなるような仕組みづくりや、ナレッジマネージャーを置くことも大切です。
