製造業界では、工場のDXやデジタル化を目指す動きが広がっています。そのひとつが、工場内の情報共有の仕組みづくりです。工場における情報共有を強化すれば、品質や納期の安定化、現場の作業員の安全を守ることにつながります。また、風通しがよい職場環境づくりを目指すためにもスムーズな情報共有は欠かせません。この記事では、工場における情報共有の重要性や、工場で円滑な情報共有が求められる場面、情報共有を効率化するコツを解説します。
目次
工場における情報共有の重要性
日本の工場が抱える課題のひとつが、情報共有やコミュニケーションの仕組みづくりです。たとえば、多様なコミュニケーション手段を提供するグループウェアや、最新の情報をディスプレイするデジタルサイネージ、生産工程を見える化する生産スケジューラなどのITツールを導入し、情報共有を強化する工場が増えています。工場における情報共有は、なぜ重要なのでしょうか。工場が情報共有の仕組みづくりに取り組むべき理由を5つ紹介します。
ムダなやりとりを減らす
内線でのやりとりや顧客への連絡など、電話やメールでコミュニケーションをとっている工場がほとんどです。しかし、電話がつながらなかったり、メールの返信までに時間がかかったりなど、電話やメールでのコミュニケーションにはさまざまな手間が発生します。グループウェアなどのITツールを導入し、情報共有の基盤を整えることで、電話やメールでのムダなやりとりを減らすことができます。
品質や納期を安定させる
製品の品質や納期を安定させるためには、タイムリーな情報共有が欠かせません。たとえば、顧客からの依頼や仕様変更の連絡が遅れた場合、生産計画に大きな影響が生じます。重要な情報をタイムリーに伝達する仕組みをつくることで、業務連絡の抜け漏れを防ぎ、品質や納期の安定化につながります。
現場の作業員の安全を守る
ほとんどの工場では、定期的に安全教育を行ったり、安全啓発ポスターを掲示したりすることで現場の安全対策を行っています。情報共有の仕組みをつくり、過去の労働災害事例やヒヤリハット事例を従業員がチェックできるようにすれば、より作業員の安全意識を高められます。たとえば、作業員の安全対策のため、デジタルサイネージを設置する工場が増えています。デジタルサイネージは、動画を表示することもできるため、ヒヤリハット事例などを視覚的にわかりやすく伝えることができます。
風通しがよい職場環境づくり
情報共有の仕組みを取り入れれば、従業員の横のつながりが自然と強化され、風通しがよい職場環境づくりにもつながります。工場内での交流が少ない場合は、コミュニケーション活性化の一環として情報共有ツールの導入を検討しましょう。
部分的にテレワークを導入できる
製造業界は現場作業が多いため、テレワークやリモートワークを導入しづらい業界だといわれています。しかし、情報共有ツールを導入すれば、従業員が現場にいなくても意思の疎通が可能になり、業務の一部をテレワークに移行することができます。テレワークを導入したい工場も、情報共有の仕組みづくりが必要です。
工場で情報共有が求められる場面
工場で情報共有の仕組みが必要となる場面は、大きく分けて4つあります。
- 工程管理
- ドキュメント管理
- 勤怠管理
- 離れた工場への業務連絡
生産工程の管理や、製造工程一覧図などのドキュメント管理の他、作業員の勤怠管理をする際に情報共有の仕組みが活躍します。また、複数の工場がある場合は、拠点間の業務連絡をスムーズに行うためのシステムが必要です。
工程管理
工程管理とは、納期が遅れないよう生産計画を立て、製品の製造工程を管理することを意味します。情報共有の仕組みがあれば、工程管理をより効率化することができます。工程管理では、製品や受注先ごとに複数の担当者が関わるため、担当者ごとの認識のすり合わせが欠かせません。情報共有ツールを導入していれば、工程管理に必要な情報をリアルタイムに伝達することができます。また、製造現場の進捗状況を細かくチェックし、生産計画を修正することも可能です。
ドキュメント管理
工場では、製造工程一覧図や検査記録表、製品保守マニュアルなど、さまざまなドキュメントを取り扱います。こうしたドキュメントを紙ベースで管理していると、紛失や汚損、火災による焼失などのリスクを抱えます。そのため、製造工程一覧図などのドキュメントを電子データで共有し、ペーパーレス化することが重要な課題のひとつとなっています。FAQ管理システムであれば、動画や画像を掲載できるだけでなく、高度な検索機能もあるため、すぐに知りたい情報を調べることができます。
勤怠管理
工場では、紙の出勤簿やタイムカードを使用して勤怠管理を行ってきました。しかし、紙ベースの勤怠管理は、「労働時間の集計に手間がかかる」、「給与計算にミスがあり、毎月手戻りが発生する」など、事務部門の生産性を低下させるおそれがあります。情報共有ツールを導入すれば、勤怠管理の効率化にもつながります。たとえば、グループウェアなどのITツールには、タイムカードの代わりにスマートフォンやタブレットで打刻をし、労働時間を自動で集計する機能があります。
離れた工場への業務連絡
複数の拠点を構えている場合も、情報共有の仕組みづくりが必要です。離れた工場への業務連絡は、これまで電話やメールで行うことが一般的でした。しかし、近年はビジネスチャットツールなどのITツールを活用し、拠点間の情報共有を行うケースが増えています。情報共有ツールなら、顔が見えない相手ともリアルタイムにコミュニケーションをとることが可能です。電話やメールでのムダなやりとりが減り、各工場に的確な指示を出すことができます。
工場における情報共有を効率化するコツ
工場内の情報共有を効率化するには、情報共有ツールやコミュニケーションツールの導入が必要不可欠です。ITツールを導入する場合は、「誰でも簡単に使えるシステムかどうか」、「タイムリーに情報を共有できるシステムかどうか」の2点に着目しましょう。
誰でも簡単に使えるシステムを導入する
情報共有ツールを導入する際は、誰でも簡単に使えるものを選びましょう。操作が複雑であったり、入力作業が多かったりするシステムを導入すると、かえって生産性を低下させてしまう可能性があります。誰でも簡単に使えるシステムを選ぶときの着眼点は3つあります。
- 画面が見やすく、直感的に操作できるシステム設計になっているか
- スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しているか
- システムの画面やレイアウトを好みに合わせてカスタマイズできるか
システムの選定に迷う場合は、現場の作業員の意見をヒアリングしてみましょう。
タイムリーに情報を共有できるシステムを導入する
製造現場では、正確でタイムリーな業務連絡が求められます。たとえば、仕様変更に関する連絡が遅れた場合、手戻りが発生し、納期に間に合わなくなるリスクが生じます。ITツールを導入する場合は、急な仕様変更やクレームが生じても、タイムリーに情報を共有できる製品を選びましょう。
【まとめ】
工場における情報共有の重要性を知り、ITツールの導入を
情報共有の仕組みづくりに取り組むことで、工場が抱えるさまざまな課題を解決できます。たとえば、電話やメールでのムダなやりとりを減らし、業務効率を高めることができます。また、品質や納期の安定化や、現場の作業員の安全を守るためにも、工場内の円滑な情報共有は欠かせません。工場内の情報共有を効率化するには、グループウェアやデジタルサイネージ、FAQ管理システムなどのITツールを導入する必要があります。ITツールを導入する際は、「誰でも簡単に使えるシステムかどうか」、「タイムリーに情報を共有できるシステムかどうか」の2つの条件を満たす製品を選びましょう。
