業務効率化を進めるには、社員が持つナレッジやノウハウを活かし、成功法則を社内全体で共有する必要があります。そのためには、社内でナレッジを蓄積できる仕組みをつくることが大切です。この記事では、ナレッジを蓄積する重要性や、ナレッジの効率的な蓄積方法について、以下4つの内容を解説します。

• 企業におけるナレッジ蓄積の重要性
• ナレッジを蓄積する方法と注意点
• 蓄積したナレッジを「共有」するシステムの重要性
• ナレッジ共有システムを導入する2つのメリット

企業におけるナレッジ蓄積の重要性

そもそも、なぜ企業はナレッジを蓄積する必要があるのでしょうか。ナレッジを蓄積する重要性を、大きく2つに分けて解説します。

「業務の属人化」を防ぐ

業務の属人化とは、その業務に必要なナレッジを担当者しか持っていない状態のことです。業務が属人化していると、もし、担当者が退職したり、病気や怪我で長期間仕事ができなくなった際に、他の人は業務の進め方がわからず、業務効率が大きく悪化してしまいます。近年は終身雇用制度の崩壊にともない、労働市場の流動性が増したため、キャリアアップのために他社へ転職する社員も増えています。特定の人物しかナレッジを持たない状態は、企業にとって大きなリスクを抱えることになります。ナレッジを見える化して蓄積し、オープンに利用できる仕組みをつくって共有することで、業務の属人化を解消しましょう。

「成功体験」を活かす

ナレッジを蓄積する仕組みをつくることで、社員のスキルアップやパフォーマンスアップにもつながります。今、多くの企業が取り組んでいるのが、社員が持つ「成功体験の蓄積」です。たとえば、ベテラン販売員の接客テクニックや、業績トップの営業社員のノウハウ、生産現場の熟練技能者の勘・コツなどをナレッジに変換し、データベースに蓄積することで、多くの社員が彼らを真似て成長できます。優秀な社員のスキルやノウハウをそのままにしておくのは、大きな機会損失になりかねません。ナレッジを蓄積する仕組みをつくり、成功体験を共有することで、社員のスキルアップやパフォーマンスアップを促進できます。

ナレッジを蓄積する方法と注意点

それでは、社内でナレッジを蓄積していくうえで、どのような方法が効果的なのでしょうか。また、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ナレッジ蓄積のベストプラクティスを解説します。

ナレッジ蓄積なら「ナレッジデータベース」がおすすめ

ナレッジを効率的に蓄積できる仕組みをつくるなら、「ナレッジデータベース」の導入が必要不可欠です。ナレッジデータベースとは、さまざまな知識やアイデアをデータ化し、コンピューターやクラウド上にためて検索しやすくしたデータベースのことです。「ナレッジベース」や「知識ベース」と呼ばれることもあります。ナレッジデータベースとして使える情報ツールには、たとえば次のようなものがあります。

ナレッジデータベースによって、それぞれ強みが違うため、自社のニーズに合った製品を選ぶことが大切です。また、ナレッジデータベースを導入するとき、注意すべきポイントもあります。

ナレッジデータベースを導入するなら、日常的に使いやすいものを

ナレッジデータベースを導入するときに注意すべきなのが、「日常的に使いやすいもの」を選ぶことです。ナレッジデータベースを導入しただけでは、社員が自発的にナレッジを蓄積し活用していく企業文化は生まれません。ナレッジ蓄積の習慣を根付かせるには、社員がストレスなく利用できるようなツールを選ぶ必要があります。社内Wiki、オンラインストレージ、文書管理システム、ナレッジ共有システムなど、ナレッジ蓄積に使えるツールはたくさんありますが、「日常的な使いやすさ」を念頭に置いて選定することが大切です。

ナレッジの蓄積だけでなく「共有」するシステムも重要

もう1点、ナレッジを蓄積する仕組みをつくるうえで大切なことがあります。それは、ナレッジをただ蓄積するだけでなく、「共有」できるシステムを導入することです。せっかく有用な知識やアイデアをためても、情報の検索性が悪く、必要な情報が簡単に見つからなければ、蓄積したナレッジが社内に広がりません。

社内の状況や用途に合わせて、ナレッジを共有する仕組みを考える必要があります。たとえば、ナレッジデータベースには、チャットでやりとりを行いインタラクティブに複数人の質問と回答を共有できるものがあります。しかし、利用者が多かったり、共有するナレッジが多い場合には、チャットログがすぐに流れてしまい、時間が経つと同じ質問がされるなどナレッジを効率的に共有でない場合もあります。また、ITに明るくない社員が多い企業では、専門的なコミュニケーションツールは向いていません。ナレッジを蓄積＆共有する仕組みをつくるときは、社内の状況や用途に合ったシステムを導入することが大切です。

ナレッジ共有システムを導入する2つのメリット

ナレッジの蓄積から共有までワンストップで行えるのが、「ナレッジ共有システム」です。ここでは、ナレッジ共有システムを導入するメリットを2つ紹介します。

専門的な知識がなくてもナレッジを蓄積＆共有できる

ナレッジ共有システムの多くは、専門的な知識がなくても、ナレッジを簡単に共有＆蓄積できます。とくにITシステムに慣れない社員が多い場合は、ナレッジ共有システムの導入が効果的です。有用なナレッジを「よくある質問（FAQ）」の形式で整理し、いつでもどこでも調べられるナレッジ共有システムは、カテゴリを選んで文章を入力するだけでFAQを作成できるエディタ機能があるものも多く、HTMLなどの専門的知識がない方でも使えます。

高度な検索機能が備わっていて、ナレッジを見つけやすい

ナレッジ共有システムには、高精度な検索機能が備わっています。蓄積したナレッジを検索できるため、必要な情報を必要なときに見つけられるのが強みです。蓄積したナレッジが探しやすいよう、フリーワードで検索できる「自然文検索機能」や、検索キーワードを予測表示する「サジェスト機能」など、さまざまな検索機能が備わってものを選びましょう。ナレッジ共有システムをお探しなら、疑問や悩みに合ったFAQコンテンツを見つけやすい「i-ask」がおすすめです。

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【まとめ】

ナレッジの蓄積と共有なら、ナレッジ共有システムを導入しよう

ナレッジを蓄積することで、「業務の属人化を防ぐ」「成功体験を活かす」という2つのメリットが得られます。ナレッジ蓄積の仕組みづくりなら、「ナレッジ共有システム」の導入がおすすめです。ナレッジ共有システムは、専門的な知識がない方でも利用できるため、ナレッジを蓄積＆共有する習慣づくりに役立ちます。また、ナレッジ共有システムには高度な検索機能が備わっているものが多く、知りたい情報をいつでもどこでも簡単に見つけることが可能です。ナレッジの蓄積に興味がある方は、ナレッジ共有システムの導入を検討しましょう。

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