社内での情報共有がうまくいかない企業は、情報共有の進め方を見直してみましょう。情報共有といっても、全ての情報を他の社員に共有することではありません。情報の優先順位を付け、伝えるべき情報とそうでない情報を取捨選択しましょう。また、情報共有ツールを導入し、「情報をどこに共有するか」をしっかりと周知徹底することが大切です。この記事では、情報共有をうまく進めるためのポイントや、情報共有の仕組みづくりのメリット、情報共有を効率化するための注意点を解説します。
目次
社内で情報共有をうまく進めるためのポイント
社内の情報共有がうまくいかない場合、どのように改善すればよいのでしょうか。重要なのは、情報共有の4つの要素を意識することです。
| 収集 | 社内に散らばったさまざまな情報を一箇所に集める |
| 整理 | 情報の分類やカテゴリ分けを行い、見やすく整理する |
| 共有 | ITツールを活用し、いつでもどこでも情報にアクセスできるようにする |
| 活用 | 蓄積した情報を組み合わせ、価値のある情報を新しく生み出す |
情報共有の第一歩は、社内のさまざまな場所に保管された情報を集め、一元管理することです。情報共有の4つの要素を確認しながら、情報共有の進め方が間違っていないか見直しましょう。情報共有をうまく進めるためのポイントを3つ紹介します。
情報をどこに共有するかを明確化する
情報共有がうまくいかない企業には2つの共通点があります。
- どこに情報を共有すればよいかがわからない
- 必要な情報がどこに保管されているかがわからない
情報共有を進めるためには、まず社内に散らばったさまざまな情報を一箇所に集約する必要があります。せっかく情報共有ツールを導入しても、「情報を共有する場所や仕組み」などをしっかり共有できていなければ、情報を一元管理することができません。まずは情報を「どこに共有するのか」、「どこを探せば情報にアクセスできるのか」を明確化し、社員に周知徹底しましょう。
情報共有を効率化するための仕組みを導入する
共有した情報を「情報資源」として活かすには、情報の分類やカテゴリ分けを行い、見やすく整理する必要があります。情報共有ツールを導入する場合は、単に「情報共有をするためのシステム」ではなく、「情報共有を効率化するためのシステム」を選びましょう。たとえば、情報をタグやラベルで分類する機能や、情報を探すための検索機能があれば、情報を見やすく効率的に管理することができます。
伝えるべき情報とそうでない情報を取捨選択する
不要な情報やムダな情報を共有すると、本当に必要な情報が埋もれてしまいます。全ての情報を共有するのではなく、伝えるべき情報とそうでない情報を取捨選択することが大切です。優先的に共有すべきものとして、たとえば以下のような情報が挙げられます。
- 進捗状況やスケジュールに関する情報
- 日報や月報など社員の活動状況に関する情報
- 顧客や売上に関する情報
- 顧客からの苦情やクレーム
- 業務を効率化するための手順書やマニュアル
- 重要な会議の資料や議事録
- 就業規則や社内規程に関するお知らせ
情報共有ツールを導入したものの、どの情報を共有すればよいかわからない場合は、上記の情報を優先的に共有しましょう。
社内で情報共有を進めるメリット
そもそも、社内の情報共有を進めるメリットは何でしょうか。情報共有の仕組みづくりに取り組むべき理由は3つあります。
- 業務の属人化を防止できる
- クレームやトラブルにすばやく対応できる
- 新人研修や業務の引き継ぎが楽になる
情報資源という言葉があるように、情報は企業活動に欠かせない資源です。情報共有のメリットを知り、情報共有の進め方を見直しましょう。
業務の属人化を防止できる
社内の情報共有を促進すれば、業務の属人化を防止できます。業務の属人化とは、業務を進めるために必要な情報が共有されず、特定の担当者しか知らない状態（ブラックボックス化した状態）を指します。業務の属人化が進むと、担当者がいなくなったときに進捗が滞り、生産性に悪影響を及ぼします。業務の効率化につながる知見やノウハウは、積極的に共有することが大切です。
クレームやトラブルにすばやく対応できる
顧客からの苦情やクレームに関する情報も、優先的に社内で共有するようにしましょう。クレームを日頃から共有していないと、担当者の不在時に入電があった際に対応できません。顧客を待たせたり、たらい回しにしたりした結果、さらに相手を怒らせてしまう危険性もあります。また、過去のクレーム履歴を情報資源として蓄積していれば、同じようなクレームが入ったときにも教訓を活かし、すばやく対応できます。
新人研修や業務の引き継ぎが楽になる
手順書やマニュアルなど、業務の進め方に関する情報を共有すれば、新人研修や業務の引き継ぎの際に役立ちます。社員が退職した際の引き継ぎをスムーズに行いたい場合は、「業務引継書」を別途作成しておくのもおすすめです。手順書やマニュアルは定期的にメンテナンスを行い、最新の情報を記載するようにしましょう。
社内で情報共有を進めるときの注意点
情報共有を進めるときに注意したいポイントは2つあります。多くの企業は、Microsoft Excelなどの汎用的なオフィスソフトを使用し、情報共有の仕組みづくりに取り組んでいます。情報共有がなかなかうまくいかない場合は、ビジネスチャットツール、グループウェア、社内Wiki、FAQ管理システムなどの「ナレッジ共有システム」の導入を検討しましょう。
個人情報や機密情報の取り扱いに関するルールを決める
情報共有ツールを導入する際は、必ず情報共有に関する運用ルールを策定しましょう。とくに意識したいのが、個人情報や機密情報の取り扱いです。個人情報や機密情報が外部に漏えいすると、企業の社会的信用が低下したり、損害賠償の支払いが発生したりするリスクがあります。情報を保存した記録装置の紛失や置き忘れなど、意図しない情報漏えいについての注意喚起も行いましょう。
うまくいかない場合はナレッジ共有システムの導入を検討する
情報共有がうまくいかない場合は、ナレッジ共有システムの導入がおすすめです。ナレッジ共有システムとは、ビジネスチャットツール、グループウェア、社内Wiki、FAQ管理システムなど、社内のナレッジを効率的に共有するためのツールを指します。
| ビジネスチャットツール | チャット形式で気軽なやりとりや情報交換が可能なツール |
| グループウェア | メール、掲示板、ファイル共有、Web会議など、さまざまなコミュニケーション手段が用意されたツール |
| 社内Wiki | 役に立つ情報をWiki形式で編集できるツール |
| FAQ管理システム | よくある疑問とその回答をQ&A形式でまとめられるシステム |
ナレッジ共有システムには、それぞれ他のツールにはない強みやメリットがあります。無料トライアルや無料デモを活用し、自社に合ったツールを探しましょう。
【まとめ】
社内の情報共有を進めることで、業務効率や生産性を高められる
社内の情報共有を進めることで、業務の属人化の防止や、クレーム・トラブル対応の迅速化などのメリットを得られます。情報共有がうまくいかない場合は、情報共有の進め方に問題がないかチェックしましょう。情報共有の流れは、「収集・整理・共有・活用」の4つのプロセスに分けることができます。情報共有ツールを導入するだけでなく、「情報をどこに共有するか」の仕組みの共有や、伝えるべき情報の取捨選択も大切です。また、FAQ管理システムやグループウェアをはじめとしたナレッジ共有システムの導入も効果的です。
