「公共施設予約」とは、図書館、体育館、公民館など自治体が運営・管理する施設を予約することを指します。しかし、全国の多くの自治体では施設予約システムが未導入です。そのため、多くの自治体では利用者登録や施設の予約を現地の施設で職員や施設管理者が対面で行っています。施設予約システムを活用することで場所を問わず、いつでもどこでも施設の予約ができます。施設予約システムには、予約機能やオンライン決済など、さまざまな機能が搭載されています。施設予約システムの主な機能を知り、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。この記事では、施設予約システムの6つの機能の特徴や導入目的について解説します。
目次
施設予約とは
公共施設予約とは、図書館、スポーツセンター、会議室、公園のイベントスペースなど、自治体が運営・管理する施設の利用を事前に予約することを指します。通常の施設予約の場合、予約申し込みや支払いなど、直接役所などの窓口に行く必要があるため、利用者や施設の管理者にとって手間がかかります。しかし、施設予約システムを活用することで、施設の予約や空き状況の管理などをオンライン上で行うことができます。利用登録から支払いまでの手続きをオンライン上で完結することができるため、住⺠サービスの利便性向上につながるだけでなく、施設管理のオンライン化を実現し、行政手続きのデジタル化の促進を図ります。
施設予約システムの6つの機能
施設予約システムには、予約機能やオンライン決済、本人認証などさまざまな機能があります。施設予約システムを活用すれば利用者登録から支払いまでオンライン上で行うことが可能です。施設予約システムの6つの機能を解説します。
利用者登録・管理
施設予約システムの利用者登録は、利用者がシステムを利用するために必要な個人情報を登録する機能です。これにより、利用者はシステムにログインできるようになり、予約管理や利用履歴の確認ができます。また、本人確認にマイナンバーカードを利用できるシステムもあります。
予約管理機能
施設予約システムの予約管理機能は、利用者や職員が施設の予約状況を確認することができる機能です。24時間どこからでもインターネットを通じて公共施設の予約や確認、変更、キャンセルなどを効率的に行うことができます。仮予約ができるシステムもあり、予約状況によるステータスの確認も簡単に行うことが可能です。
空き状況確認
施設予約システムの空き状況確認は、利用したい施設の利用可能な日付や時間を確認するための機能です。利用者が施設の利用を希望する日時に空きがあるかどうか、いつ利用可能であるかをひと目で確認できるため、予約をスムーズに行うことが可能です。複数の施設を管理している場合は、施設ごとに空き状況を確認できるシステムを使うことで、利用者の利便性が向上します。
オンライン決済
施設予約システムのオンライン決済機能は、利用者が施設の利用前にクレジットカードや電子マネー、バーコード決済などを使って支払いをオンライン上で行える機能です。これにより、振り込みや現金の受け渡しが不要になります。また、複数の決済方法に対応することで利用者に合わせた支払いが可能となります。
レポート機能
施設予約システムのレポート機能は、施設の利用状況や予約状況を分析し、レポートを作成する機能です。これにより、利用者データの分析が可能となり、利用頻度が高い施設や人気のある時間帯、利用者の傾向などを把握し、運営改善に役立てることができます。
スマートロック機能
施設予約システムのスマートロック機能は、予約システムと連携して施設の入退室を行う機能です。予約が確定すると、利用者は予約時間に合わせてスマートフォンアプリやPINコード、ICカードなどを利用し施設のロックを解除できます。これにより、鍵の受け渡しが不要となり、職員の事務作業の負担を軽減することが可能となります。
施設予約システムの導入目的は？
そもそもなぜ施設予約システムを導入する必要があるのでしょうか。施設予約システムの主な導入の目的をそれぞれ紹介します。
利用者の満足度向上
施設予約システムを導入することで、利用者は24時間365日、パソコンやスマートフォン、タブレットから予約、変更、キャンセルなどの手続きが可能になります。リアルタイムで空き状況を確認できるため、予約のために窓口に行く手間や待ち時間がなくなり、利用者の満足度が向上します。また、施設予約システムへの登録を行うことで、予約のたびに個人情報を入力する必要がなくなります。
職員の業務負担軽減とコスト削減
施設予約システムは、利用者が自身で予約、変更、キャンセルを行えるため、業務の自動化が図ることができます。空き状況や使用状況、自治体からのお知らせなどをWeb上で表示できるため、自治体への問い合わせや予約確認など業務の負担が軽減されます。これにより、職員は本来の業務に集中できるようになります。また、オンラインでの予約が可能となることで、紙の使用や窓口対応が減少し、コスト削減にもつながります。
職員の業務効率化
施設予約システムを導入するメリットは、業務負担軽減とコスト削減だけではありません。利用者の予約データなどのレポートをシステム上で作成してくれるため、一から作成する必要がなくなり業務を効率化することができます。
まとめ
施設予約システムの機能を理解し、利用しやすいサービス選定を
施設予約システムには、「予約管理機能」、「オンライン決済」、「レポート機能」など利用者や管理者にとって管理がしやすくなるさまざまな機能が搭載されています。施設予約システムの主な機能について知ることで、システムをより効率的に利用できるようになります。利用者の満足度向上や職員の業務負担軽減などの課題を抱えている方は施設予約システムの導入を検討しましょう。
